Ділові записки

 Записки (доповідні, пояснювальні і службові) - це службові документи, що інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, виконану роботу, ситуацію тощо.

Доповідна записка - це службовий документ на ім'я керівника з викладом певного питання з висновками і пропозиціями автора, з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, виконану роботу. У доповідній записці автор може:

o інформувати керівника про якісь складні ситуації, що склалися, важливі події або факти, що мали місце;

o доповідати про непередбачені труднощі, які виникли в ході виконання роботи;

o повідомляти про перенесення термінів, дострокове завершення або припинення роботи з певних причин.

Текст доповідної записки поділяють на дві частини - констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій - дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.

Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціативи автора, так і за дорученням керівництва. Мета ініциативної доповідної записки - спонукати керівника установи до прийняття певного рішення і відповідно - до видання розпорядчого документа

З огляду на адресність розрізняють внутрішні та зовнішні доповідні записки які створюються на загальних чи спеціальних бланках.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові установи або керівникові структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник - автор цієї записки. її оформлюють на бланку структурного підрозділу.

Основні реквізити внутрішньої доповідної записки такі: назва структурного підрозділу організації; назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА); дата документа; реєстраційний індекс документа; місце складання документа (у разі потреби); адресат; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків (за наявності додатків); підпис; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби).

Підписує внутрішню доповідну записку її автор.

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів вищого рівня. Як правило, їх оформлюють на загальному бланку установи.

Допускається оформлення зовнішньої доповідної записки на чистих аркушах паперу з відтворенням таких реквізитів: назва організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА); дата документа; реєстраційний індекс документа; місце складання документа; адресат; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків (за наявності додатків); підпис; прізвище виконавця і номер його телефону.

Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної записки, підписати її має право лише керівник установи. Проте, за необхідності, на документі може бути зазначено прізвище та номер телефону безпосереднього виконавця.

Зразок доповідної записки наведено в додатку 4.24

Пояснювальна записка - це письмовий документ, що містить пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках-з ініціативи підлеглого.

Оформляється пояснювальна записка на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адреса; назва виду документа; заголовок до тексту; текст записки; прізвище виконавця і номер його телефону; дата; підпис.

Текст пояснювальної записки, зазвичай, поділяють також на дві частини - констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій - дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити).

Складаючи та оформлюючи пояснювальну записку слід мати на увазі те, що датою пояснювальної записки є дата її підписання, а не дата події. Відмітка про наявність додатків проставляється за потреби.

Інколи пояснювальною запискою може бути вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Зразок пояснювальної записки наведено в додатку 4.25. Службова записка має аналогічні реквізити. У разі направлення службової записки за межі установи її оформляють на бланку і реєструють. Зміст службової записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини.

В кінці службової записки подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Пишуть службові записки від руки чи друкують.