Визначення мети листа
Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації, полягає у досягненні згоди між двома та більшою кількістю партнерів (організаціями, установами, фірмами, окремими особами тощо).
За сучасних умов комп'ютеризації діяльності підприємств, фірм та корпорацій в Україні цей факт умисної еволюції американського ділового листування є переконливим доказом уніфікації та стандартизації письмового спілкування.
Отже, перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний
комп'ютер, варто усвідомити:
- який це буде лист - супровідний, лист-прохання,
лист-повідомлення, лист-нагадування та ін.;
- чи передбачається відповідь;
- чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;
- чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні,
краще скористатись телефоном або модемним зв'язком).
Автор листа мусить чітко знати, про що писати, які наводити
аргументи, якої мети прагнути. При цьому він повинен бути впевненим, що саме
лист є найефективнішим засобом вирішення питання.
Відомий американський менеджер Лі Я кока у книжці
"Кар'єра менеджера" зазначав, що підготовка ділового листа - це
найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту [161].
Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є
першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різного роду
недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо
таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче
ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.
Письмове мовлення має свої сильні та слабкі сторони: Людині,
безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово. Але дійсність
вимагає, щоб усі вміли писати. Мета написання відома:
- привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;
- дати змогу легко зрозуміти написане;
- спонукати діяти так, а не інакше.
Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той,
хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне
уявлення про свій задум.
Складання плану листа
Незалежно якою мовою готується лист, після того, як
визначена мета листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти,
які необхідно вказати. Текст листа будується з трьох основних частин:
вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація
факту і т. ін.);
основний зміст (прохання, вказівка, додаткове
повідомлення та ін.);
заключна частина (подяка, прохання написати у випадку,
якщо щось залишиться незрозумілим тощо.).
o Вступну частину будують залежно від мети
написання листа. Наприклад:
- Якщо складається лист-відповідь, то у вступі висловлюють
подяку за запрошення, повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі
знань тощо. Наприклад: Ми дякуємо Вам за брошуру з інформацією про Ваші
послуги ...
- Якщо лист має лише інформаційний характер, то у вступі
викладають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть
діяльності в цей час, наводять статистичні дані тощо. Наприклад: Ми
повідомляємо, що наша компанія співробітничає з ...
- Якщо необхідно пояснити питання, поставлені партнером, то,
крім відповідей, висловлюється думка про можливість дальшого співробітництва
або про відсутність цієї можливості, викладаються пропозиції. Наприклад: У
зв'язку з Вашим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу
спеціалістів...
- Якщо лист має характер реагування на невиконання
взятих обов'язків, недотримання строків поставки або інші дії, що зачіпають
інтереси адресата, оцінка того, що трапилось, та повідомлення про розрив
відносин не повинні мати різкого характеру. Наприклад: Ми з подивом
довідались, що ви не підписали наші документи ...
Велике значення має виклад основного матеріалу листа. Вся
інформація повинна подаватися стисло, логічно, ясно. Але й надмірне захоплення
лаконічністю не виправдане, оскільки веде до додаткових запитань, пояснень та
уточнень, що вимагає продовження листування та. відтягує практичне вирішення
питань.
- Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще
визначати час їх виконання. Вирази типу у близькому майбутньому (in the
nearest future) небажані.
У ході написання основної частини листа необхідно:
- проаналізувати всі аргументи, відмовитися, по можливості,
від другорядного;
- згрупувати всі факти за обраним напрямом, дібрати
заголовки до кожного розділу;
- написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу,
скласти до нього невеликі запитання;
- обміркувати черговість викладу, послуговуватися принципом
від невідомого до відомого;
- не зупинятися на банальних речах: стислість - сестра
таланту;
- використовувати графіки, схеми, таблиці тощо;
- не нехтувати працею над чернетками, текст має бути зручним
для читання.
o Заключна частина листа також має свої варіанти.
Тут традиційно викладаються надії на розвиток відносин і на те, що подана в
листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: Сподіваємось, що будемо
підтримувати співробітництво, та запевняємо Вас...
- Якщо лист адресований особі, з якою ще не був встановлений
діловий контакт, у заключній частині адресант може написати, що сподівається на
швидке отримання відповіді та виконання замовлення. Наприклад: Будемо
вдячні за термінове виконання нашого замовлення
- У разі майбутнього розриву ділових контактів з партнером
заключна частина листа може бути зведена до фрази: Одночасно свідчимо про
нашу відкритість до ділового співробітництва в майбутньому
Таким чином, за негативного змісту листа партнеру дається
змога у разі зміни його позиції повернутися до ділового співробітництва. Така
відповідь буде більше ознакою ввічливості, ніж надією на співробітництво у
подальшому, отже, етикету буде дотримано.
За потреби у заключній частині листа повідомляються
прізвище, посада, адреса та номер телефону особи, яка має змогу допомогти у
вирішенні питань. Таке повідомлення робиться максимально доброзичливим тоном.
Наприклад:
Уразі необхідності не соромтеся зв'язуватися з нашим
представником О. Шамраєм і з'ясовувати всі питання, які виникатимуть.