Основні елементи тексту документа
Підготовка текстової частини документа - одна з найважливіших операцій, що визначає культуру документування.
Текст (лат. - тканина, зв'язок, побудова) -
висловлювання, що складається з певної кількості речень, має структурну і
змістову завершеність. До ознак тексту відносяться: визначена кількість речень
та наявність теми і основної думки; послідовність та завершеність викладу;
граматичний і змістовий зв'язок між реченнями.
Доказ містить суть питання (докази, міркування,
пояснення, які можуть супроводжуватися цифрами, розрахунками, посиланнями на
законодавчі акти, інші аргументи).
У закінченні формулюється мета, заради якої
складено документ. Воно може бути як активним, так і пасивним. Активне
закінчення точно зазначає, яку дію мусить виконати адресат, пасивне - інформує
його про якийсь факт, обставину тощо.
Ділове текстотворення має необмежені можливості для
реалізації мовленнєвої культури в різних ситуаціях, для аналізу мовних засобів
(лексичних, граматичних, стилістичних), для формування умінь і навичок
мовленнєвої діяльності, оскільки:
- тексти документів містять повідомлення про факти, явища
суспільного життя: оцінку ділових і моральних якостей фахівців різних галузей
народного господарства; звіти, інформацію про роботу; конкретні, реальні
пропозиції;
- тексти документів уможливлюють спостереження різноманітних
засобів мовлення, відповідність їх цілям, умовам ситуації; аналіз структури
мовлення з урахуванням його комунікативних якостей; виявлення функцій мовлення
(комунікативної, волюнтативної тощо), створюючи на їхній основі лексико-тематичні
групи;
- тексти документів дають змогу формувати оцінне ставлення,
критичну чи позитивну думку щодо мовного оформлення тексту; додержання основних
правил його складання; виконувати лінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види
документів, структуру тексту, його семантику; свідомо оволодівати змістом
тексту залежно від спеціальності, фаху тощо;
- тексти документів спрямовані на формування практичних
умінь і навичок їх оформлення; на компонування його логічних частин; на
вироблення умінь професійно грамотно оцінювати комунікативні можливості текстів
документів, з якими працюватиме майбутній фахівець у певній сфері виробничої
діяльності.
У практиці сучасного діловодства вироблено загальні вимоги
до створення текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію
комунікативних якостей ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних та
стилістичних норм.