Членування та нумерація частин тексту
Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Вона є зовнішнім виразом композиційної будови ділового документа.
Складність рубрикації залежить від змісту документа, його
обсягу, тематики й призначення.
Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він
допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного,
зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом абзац може складатися з
одного речення (якщо цьому реченню надають особливого значення), а також охоплювати
групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках
абзац повинен бути внутрішньо замкненою смисловою одиницею, бо процес читання й
обробки документа значно утруднюється.
Нумерація частин тексту - це числове чи за допомогою
літер позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація
підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих
елементи" тексту.
Існує дві системи нумерації: комбінована і суто
цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок -
римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з абзаци йми відступами.
Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.
За комбінованої схеми нумерація може доповнювати
абзацне членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) й
застосовуватися всередині абзаців.
Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить
від змісту тексту, його обсягу, складу. У випадках використовуються тільки
однотипні знаки - звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного
характеру часто вимагають застосування комбінованих способів абзацного
членування та нумерації.
При використанні знаків різних типів комбінована система має
будуватися за спадаючою ознакою:
АБВГД...
І II III IV V...
12345...
1) 2) 3) 4) 5)...
а) б) в) г) д)...
Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за
обсягом частини тексту нумерують найчастіше римськими цифрами; підрозділи -
арабськими, пункти всередині розділів - малими літерами.
Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й
словесні найменування (параграф /§/, розділ, частина та ін.), які теж
нумеруються. Тут діють такі правила:
- рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два
однорідних елементи переліку;
- однорідні засоби нумерації (слова, цифри, букви) можна
застосовувати тільки до однотипних частин;
- комбіновані способи нумерації вимагають точного дотримання
правил пунктуації.
Комбінована система нумерації майже неможлива без
заголовків. Заголовок має:
- точно відповідати змістові документа або його частини;
- бути логічно повноцінним - недвозначним і несуперечливим;
- бути по можливості якнайкоротшим.
Суто цифрова система нумерації широко застосовується у
діловодстві та науково-технічній літературі. Вона дає змогу обійтися без
словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без
заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:
- кожна складова тексту, яка відповідає поняттям
"частина", "розділ", "пункт",
"підпункт", дістає свій номер;
- номери позначаються лише арабськими цифрами;
- після кожної цифри ставиться крапка;
- номер кожної складової частини включає всі номери
відповідних складових вищих ступенів поділу.
Так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (перший, другий,
третій); підрозділи - 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу;
другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти
нумеруються: 1.1.2.; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу;
другий пункт першого підрозділу третього розділу);
- номери найбільших за обсягом частин тексту - перший,
найвищий ступінь поділу - складаються з однієї цифри (1.);
- на другому ступені поділу складові частини мають номери,
що складаються з двох цифр (1.2.);
- на третьому ступені поділу складові частини мають номери,
що складаються з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.