Формування справ (паперові)
Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.
Справа - це сукупність документів або документи, які
стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку,
файл.
Формування справи - це групування виконаних документів
у справи відповідно до номенклатури справ. Це визначення належності документів
до певної справи та систематизація їх усередині справи.
До справ готують документи, які за змістом відповідають
заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання
(предмета), з якого вона заводиться.
Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано,
тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10
тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.
Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу
мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням
взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах.
Першою як правило, розміщується група справ, яка містить
документи установ вищого рівня, далі - група організаційно-нормативної
документації (статути, положення тощо), потім - розпорядча документація самої
установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна
документація і листування.
У групі листування першими розміщуються справи, які містять
листування з вищими органами.
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне
позначення - індекс (арабськими цифрами).
Індекс справи структурного підрозділу складається з
індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних
підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі
томів (частин) індекс проставляється на кожному томі із зазначенням т. І,
т.2 і т.д.
Номенклатура справ структурного підрозділу установи
складається у трьох примірниках. Примірники номенклатури використовуються так:
1-й - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;
2-й - передається до канцелярії установи;
3-й - використовується для формування справ і пошуку
потрібного документа.