Доповіді
Доповідь - документ, в якому викладаються певні питання, висновки, робляться пропозиції.
Призначається доповідь дія усного (публічного) повідомлення
на визначену тему та обговорення. Вона може порушувати нові проблеми, які
потребують вирішення; мати характер гострої злободенності; бути важливим
елементом системи зв'язків з громадскістю.
Доповідач повинен заздалегідь знати тему засідання
конференції, круглого столу, склад аудиторії, хто ще виступатиме на зібранні;
де і коли відбудеться засідання.
Складаються доповіді з різних питань й можуть бути:
звітними, поточними, науковими та на політичні теми.
Текст доповіді будується з таких логічно пов'язаних частин:
o вступу;
o основної частини;
o висновку.
У вступі вказуються підстави, причини, що спонукали до
створення документа. Наприклад, керівники громадських організацій згідно
зі статутом повинні регулярно звітувати про виконану роботу.
В основній частині робиться фактичний аналіз справ, наводяться
аргументи, посилання тощо.
Висновок в доповіді містить оцінки та пропозиції.
Ділова доповідь - це діловий документ, який містить
виклад певних питань обов'язково з висновками та пропозиціями.
Ділова доповідь містить значний обсяг інформації й розрахована
на обізнаних слухачів. У ній ставляться й пропонуються до розв'язання назрілі в
певній галузі проблеми і визначається практична мета.
Ділова доповідь, зазвичай, містить значний фактичний
матеріал, тому найчастіше вона буває заздалегідь надрукована й роздана
учасникам зібрання. Особливістю ділової доповіді є те, що її текст може бути
предметом обговорення, зазнавати критики, доповнюватися новими положеннями
тощо.
Звітна доповідь за своєю будовою нагадує письмовий
звіт. Цей публічний виступ особливо важливий і відповідальний: адже доповідач
повинен правдиво, об'єктивно висвітлити факти й переконати слухачів у
необхідності певних висновків і пропозицій.
Перед складанням ділової доповіді посадовій особі треба:
o чітко визначити мету, характер і завдання виступу;
o визначити коло охоплюваних питань;
o заздалегідь сформулювати предмет виступу;
o продумати й скласти загальний план доповіді, до
найважливіших пунктів цього плану дібрати й опрацювати фактичний матеріал;
o до кожного положення доповіді дібрати переконливі факти,
цифри, приклади, цитати;
o пов'язати окремі положення загального плану в одну струнку
систему викладу.
Хоча доповідь звичайно зачитується повністю або тезисно,
вступну та заключну частину її треба написати особливо ретельно, перевірити,
щоб позбутися при виступі невпевненості чи розгубленості.
Перед виступом доповідачу-початківцю рекомендується:
o прочитати ще раз його текст (бажано перед дзеркалом);
o уявити себе на місці слухача й оцінити свій виступ
критично;
o переконатись, що в разі потреби зможете швидко
зорієнтуватись, підглянувши в текст.
Звітна доповідь не лише обговорюється, а й схвалюється
зборами. До окремих її частин можуть бути внесені корективи.
Звичайно після обговорення такої доповіді приймається
рішення - програма майбутніх дій.