Заповнення номенклатури
Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи
структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи
(за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового
номера справи в межах підрозділу.
Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу,
12-порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі
управління, 07-порядковий номер справи. За наявності у справі томів (частин)
індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі
відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних
формулювань ("різні матеріали", "загальне листування",
"вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а
також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі
ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська,
предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на
основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у
такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду
документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів
(найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат
(найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);
короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва
регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої
належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у
разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що
містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур
діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова
справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання,
не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін
"документи", а після нього в дужках зазначаються основні види
документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про
проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних
закладах".
Термін "документи" вживається також у заголовках
справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або
розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів
одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів,
наприклад: "Протоколи засідань колегії Державної архівної служби".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються
кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з
Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами,
однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а
зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з
органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту
населення".
У заголовках справ, що містять листування з різними
кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад:
"Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників
кадрових служб".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію,
зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рис), в якому планується
створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2014
рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2013
рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин,
формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок
кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі
враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На
початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів
вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації,
планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.
У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та
строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного
року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ,
номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 "Примітка" робляться позначки про
перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових
осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи
чи інших установ для їх продовження тощо.
Наприкінці року номенклатура справ закривається з
підсумковим записом про їх кількість.