Передача на зберігання
Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка обов'язково має:
- перевірити наявність усіх документів;
- відібрати документи для зберігання в архіві;
- визначити документи для знищення.
У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з
документами, що мають гриф обмеження доступу, проводять перевірку документів,
що числяться за працівником, і передають їх новопризначеному. Акт
приймання-передавання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства,
організації).
Передаючи справи до архіву, складають окремий опис
документів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи
зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо
заборонено.