Правила формування справ
Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:
- вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до
заголовків справ в номенклатурі;
-вміщувати у справи тільки оригінали, а у разі їх
відсутності засвідчені у встановленому порядку копії лише виконаних, правильно
оформлених документів, не допускаючи включення чорнових, особистих, дублетних
документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених
копій;
- об'єднувати у справи документи виконані протягом одного календарного
року, за винятком перехідних: особових, судових справ. Особові справи ведуться
протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;
- групувати у справи окремо документи постійного і
тимчасового зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи
установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з
вирішенням одного питання, можуть об'єднуватися протягом діловодного року в
одну справу. Після закінчення року або перед переданням справи до архіву
установи вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в
одній справі - документи постійного, в іншій - тимчасового зберігання;
- включати у справу документи тільки з одного питання або
групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку
ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не
можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову
справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну
номенклатуру;
- документи, створені засобами обчислювальної техніки,
групувати у справи на загальних підставах;
- за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів
(30-40 міліметрів завтовшки).
Документи всередині справи вмішуються у хронологічній,
логічній послідовності чи їх поєднанні.
Організаційні документи, затверджені розпорядчими
документами, групуються разом із зазначеними документами. Статути, положення,
правила та інструкції, затверджені як самостійні документи, групують також у
самостійні справи.
Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо)
разом із додатками включають у справи за їх різновидами і хронологією. Накази з
основної діяльності, кадрових і адміністративно-господарських питань розмішують
в окремі справи.
Документи засідань колегіальних органів групують у дві
справи: а) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень
тощо); б)документи з організації проведення засідань (порядок денний, макет
розміщення, список запрошених, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи засідань чи нарад групують у хронологічному
порядку і за їх порядковими номерами. Документи до засідань зазначених органів
систематизують за датами та номерами протоколи); усередині групи документи, що
мають відношення до одного протоколу, систематизують за їх порядком денним.
Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх
виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за
авторами ініціативних документи). Якщо таких невелика кількість, то їх формують
в одну справу. Всередині справи документи систематизують за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справах окремо від проекти) цих
документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською
ознакою у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за
документом-запитом.
Особові справи державних службовців формуються відповідно до
Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади,
затвердженого постановою Кабінету
Міністрів України від 25 травня 1998 p. N 731 (Офіційний
вісник України, 1998 p., N 21, ст. 764).
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки)
працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному
порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної
плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
При поновленні листування документи включаються до справи
поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, в якій
зберігаються документи з цього питання.
Документи-додатки, незалежно від їх дати їх створення,
групуються в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який
має понад 250 аркушів, формується в окрему справу. При цьому на основному
документі робиться відмітка про те, що додаток оформлено окремою справою.
Невиконані документи формувати у справи забороняється. Не
допускається долучати до справ документи не за призначенням, зайві примірники.
Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та
приймають під розписку. Забороняється:
o вилучати документи із справ чи переміщувати їх з однієї
справи до іншої без санкції керівника установи;
o виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника
установи;
o розмножувати документи без дозволу керівника установи
(якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а
браковані примірники зразу ж знищують).
Документи в особових справах групують у хронологічному
порядку в міру їх надходження у такій послідовності:
o внутрішній опис документів, що знаходяться у справі;
o заява про прийом на роботу;
o анкета, листок з обліку кадрів;
o автобіографія;
o документи про освіту;
o витяги з наказів про призначення, переміщення чи
звільнення;
o доповнення до особового листка;
o довідки та інші документи, що мають відношення до особи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан
здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового
зберігання, або розміщують в "Кишеньках" обкладинок особових справ.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо
до особової справи не долучають у зв'язку з занесенням відомостей про це у
доповнення до листка обліку кадрів.
Особові рахунки співробітників та інші обліково-статистичні
документи систематизують у межах року за алфавітом прізвищ.
Працівникам установи та її структур дозволяється формувати
передбачені номенклатурою справи тільки з питань, що належать до їх
компетенції.
Після закінчення календарного року керівник установи, своїм
наказом, призначає спеціальну комісію, яка зобов'язана:
- перевірити наявність усіх документів;
- відібрати документи для зберігання в архівному підрозділі;
- визначити документи для знищення.
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в
установі та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та
архівом установи.