Зберігання документів
Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно централізовано зберігати справи у службі діловодства).
Керівники структурних підрозділів установи і працівники,
відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані
забезпечити зберігання документів і справ.
У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у
вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності
розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На
корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. Індекс
справи - це цифрова або абетково-цифрова познака справи у номенклатурі
справ, яку фіксують на обкладинці справи.
Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально
відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим
забезпечується повне збереження документів.
Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами
засідань колегіального органу зберігають у відповідального секретаря. На
стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар
колегіального органу несе відповідальність за їх зберігання.