Документі потоки в установі
У документообігу будь-якої установи можуть бути виокремлені такі документні потоки:
- вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);
- документи, створені в установі (не виходять за її межі).
Вхідні документи класифікують за кореспондентами -
авторами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками
виконання тощо.
o документи підвідомчих установ, що надсилають первинну
планову, звітно-облікову документацію та різні запити;
o документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією
для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери,
постачальники, замовники, споживачі тощо);
o звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян. Поділ
вхідних документів за кореспондентами-авторами слугує для створення бази даних
постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти з зазначенням їх
адрес, телефонів, прізвищ, імен та по батькові та найменування посад керівного
складу).
За змістом інформації всі вхідні документи можна
поділити на ініціативні (які у свою чергу поділяються на ті, що
потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто
документи, отримані у відповідь на запит установи.
За видами вхідні документи можна поділити також на:
o організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);
o інформаційно-аналітичні (листи, довідки, доповідні записки
тощо);
o обліково-звітні.
Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи
направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному
виконавцю.
Отже, весь потік вхідних документів може бути розподілено на
кілька груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і потребувати
певної послідовності їх опрацювання.
Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає
керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії
попереднього розгляду вхідної документації.
Документи, створені в установі поділяються на дві
групи:
o внутрішні, створені для потреб установи, що
функціонують лише в межах цієї організації;
o вихідні, які після створення надсилають в інші організації
чи установи.
Внутрішні документи установи, як правило, не розсилаються.
Однак якщо структурні підрозділи територіально роз'єднані або установа має
філії, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, то для
внутрішніх документів також має бути обов'язково передбачено етап їх
відправлення.
Усі документи, що створюються в установі, поділяються на
ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені "на
виконання" завдань вищих органів) або складені у відповідь на отримані
запити.
Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за
видами і за кореспондентами-адресатами. Поділяються вихідні документи також на
такі, що потребують відповіді, і такі, що надіслані для інформування.
Обліковуються вхідні і вихідні документи на етапі прийому і
відправленні кореспонденції. До основних параметрів потоків, що беруться до
уваги в процеси документообігу, відносять:
o напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та
призначення;
o обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що
проходять через систему за одиницю часу;
o структуру потоку, що визначається різновидом документів,
авторством та іншими ознаками класифікації;
o режимом потоку, який визначається періодичністю руху
документів через пункти обробки.
Таким чином, документи установ можна вивчати з різних
поглядів. І кожен документний потік матиме свої особливості щодо його
проходження й оброблення в документній системі.