Як контролювати виконання документів

Як контролювати виконання документів, щоб колеги на карантині не підводили директора

Автор: ЄВГЕНІЯ КОЖАНОВА,

експерт із традиційного та кадрового діловодства

Джерело: https://esecretar.mcfr.ua/819257

Підказки
Як створити систему нагадування
Навіщо стежити, як шеф ставить резолюції на документах
Як ставити на контроль усні доручення керівника
Як вести статистику виконаних і невиконаних завдань

Виконавці неправильно розуміють завдання чи заявляють, що нічого не отримували? Або ж запитують: «Чому якийсь секретар ставить завдання начальнику відділу і контролює його? А як же ж субординація?» Ви не якийсь секретар, вас призначили контролювати, як працівники виконують завдання підприємства.

Регламентуйте контроль у внутрішніх нормативних документах і контролюйте виконання документів, навіть якщо підприємство не має системи електронного документообігу (СЕД). Ставте на контроль усні доручення шефа, ведіть статистику виконання завдань і стежте за строками. Вісім порад допоможуть упоратися з проблемами і тримати працівників у тонусі.

В Інструкції з діловодства або іншому внутрішньому документі окремим додатком визначте типові строки виконання та узгодження, якщо їх немає у резолюції керівника чи наказі/розпорядженні керівника.

Резолюцією чи наказом/розпорядженням керівник установлює конкретні строки виконання документа чи доручення.

Створіть систему нагадувань

СЕД автоматично ставить на контроль усі завдання, нагадує виконавцям про строки і формує звіт. Якщо на підприємстві немає СЕД — це не привід відмовлятися від контролю за виконанням документів. Заводити паперову картотеку не потрібно. Якщо підприємство невелике, вистачить звичайного щоденника. До послуг більш просунутих секретарів — система MS Outlook чи будь-який інший великий поштовий клієнт.

Етапи контролю за виконанням документів на підприємстві — на Схемі.

Контроль у щоденнику.

Вам знадобиться звичайний датований щоденник. Коли керівник дасть завдання виконавцю, впишете прізвище виконавця і дані про документ на сторінку з датою виконання. Такий самий запис зробіть за три робочі дні до дати виконання, щоб нагадати про нього колезі. Виділяйте завдання і нагадування маркерами різних кольорів.

Контроль виконання в MS Outlook.

У розділі «Завдання» MS Outlook надсилайте завдання колегам і контролюйте їх виконання. MS Outlook робить це не гірше, ніж СЕД. Натисніть кнопку «Створити завдання» — відкриється вікно нового завдання. Картка завдання містить заголовок завдання, дати початку і виконання. Внесіть резолюцію, додайте скан-копію документа і надішліть його виконавцю.

Стежте за тим, як шеф ставить резолюції на документах

Керівники часто не вказують у резолюціях виконавців завдань, строку виконання. Можуть просто розмістити на листі наліпку з автографом і вважають це резолюцією. Резолюція — один із реквізитів документа, це напис, у якому посадова особа висловила рішення щодо виконання документа (п. 4.1.13 ДСТУ 2732:2004).

Резолюція містить: прізвище, ініціали виконавця/виконавців, доручення за документом, строк виконання, підпис керівника, дату (п. 5.18 ДСТУ 4163-2003).

Прізвище, ініціал(и)
Прошу підготувати пропозицію про
постачання вугілля ТЕЦ-15 до 20.05.2020
Підпис
05.05.2020

Якщо керівник не має часу писати повні резолюції на документах — допоможіть йому. Коли разом переглядаєте пошту, натякніть шефу, щоб він продиктував вам резолюції за документами. Ви їх запишете, а він поставить свій підпис.

Детальніше про резолюцію читайте у статті «Шість кроків до ідеальної резолюції: спростіть роботу собі й керівнику».

Якщо на підприємстві є СЕД, керівник переглядає документи на комп’ютері й одразу дає завдання з резолюціями. Це можете робити й ви, якщо ваш обліковий запис прив’язаний до облікового запису шефа в СЕД.

Стежте за строками виконання документів

Перш ніж надіслати завдання виконавцю, уточніть строк виконання у шефа чи з’ясуйте з документа, який виконуватиме працівник.

Якщо в листі до підприємства є фрази «Просимо розглянути лист і дати відповідь упродовж п’яти календарних днів» чи «Відповісти до 19.05.2020» і цей лист від вищих, контрольних, судових, слідчих та подібних органів — працівник має виконати вказівку в цей строк (Таблиця). Так керівник уникне великих неприємностей — штрафів, позбавлення ліцензії тощо.

В інших ситуаціях строк виконання ставить керівник на власний розсуд, але не більше ніж 30 календарних днів. Це типовий строк виконання документа з дня надходження на підприємство.

Строки виконання вхідних документів

*Дати і відмітки на документах*	*Строк виконання*
Є конкретна дата виконання	У вказаний у документі строк
У тексті є відмітка
Негайно	Упродовж одного дня
Терміново	Упродовж трьох днів
Оперативно	Упродовж 10 днів

Якщо на вхідному документі написали «негайно», «терміново», «оперативно», то дійте аналогічно: від контрольних та інших органів виконуйте у вказаний строк, від інших підприємств — на розсуд керівника.

Строк виконання починається з наступного дня. Якщо лист із відміткою «терміново» надійшов 04.05.2020, то триденний строк відраховуйте від 05.05.2020 і відповісти на лист потрібно 07.05.2020.

Зверненням громадянина вважайте будь-який лист, який надійшов від фізичної особи. Строк його виконання — до 30 днів.

Звернення, що не потребують додаткового вивчення, виконуйте не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

Якщо за місяць вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник підприємства або його заступник установлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особу, яка подала звернення. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

Строки виконання завдань за внутрішніми документами: службовими записками, протоколами, наказами, розпорядженнями — встановлюють локальні нормативні акти підприємства. У протоколах, актах і розпорядженнях строк виконання встановлюють у самому завданні.

Ставте на контроль усні доручення шефа

Часто на контроль ставлять лише завдання за вхідними документами, службовими і доповідними записками. Зрештою про усні доручення шефа працівники або забувають, або роблять не зовсім те, чого хотів керівник.

Щоб проконтролювати усні доручення шефа — записуйте їх. Для цього не треба постійно бути напоготові й ловити кожне слово шефа. Він сам має сказати вам, кому і яке завдання дав.

Коли потрібен протокол.

Фіксуйте у протоколі усні доручення шефа, якщо він давав їх під час наради навіть за участю лише трьох осіб, разом із шефом. Складайте чернетку протоколу під час наради.

Цілком імовірна й ситуація, коли на нараду вас не запросили, а вже згодом бос викликав вас і доручив скласти короткий протокол, озвучив тему і доручення, які дав працівникам. Складіть протокол, а керівник його підпише. Зареєструйте і надішліть виконавцям завдання за документом.

Короткий протокол оперативної наради, у якому зафіксували усне доручення, — у Додатку 1

Короткий протокол оперативної наради з усним дорученням

Коли оформити розпорядження.

Якщо статут передбачає, що на підприємстві можна видавати не лише накази, а й розпорядження, підготуйте цей документ, якщо шеф у розмові з працівником дав йому доручення. Розпорядження підходить, щоб вирішувати оперативні питання.

Право видавання розпоряджень директор підприємства може делегувати й іншим посадовим особам — заступникам директора, головному інженерові, керівникам окремих структурних підрозділів чи служб. Порядок делегування повноважень щодо видавання розпоряджень передбачає статут підприємства або інший документ, виданий відповідно до законодавства.

Розпорядження складайте й оформляйте так само, як і накази. Проте розпорядчу частину розпочинайте зі слова ПРОПОНУЮ або ЗОБОВ’ЯЗУЮ (п. 9 гл. 8 розд. 2 Правил № 1000/5.).

Не забувайте, що розпорядження реєструють та формують у справи окремо від наказів.

Зразок розпорядження заступника керівника працівникові підприємства — у Додатку 2

Розпорядження заступника керівника працівникові підприємства

Якщо вибираєте розпорядження як спеціальний документ, щоб фіксувати усні доручення керівників, напишіть про це в Інструкції з діловодства. Тоді доручення за розпорядженням стануть для ваших колег звичайними завданнями за документами.

Контролюйте, прийняв чи відхилив завдання виконавець

Отримайте від виконавця зворотний зв’язок за дорученням: прийняв він завдання в роботу чи відхилив. У СЕД для цього є спеціальні кнопки. У різних програмах їх називають по-різному, але їх суть одна: виконавець натискає на кнопку «Взяти в роботу» або «Відхилити». В Outlook виконавець має відіслати вам лист із текстом «Прийнято в роботу». Після вибору статус завдання змінюється.

За нормою 100% завдань виконавці повинні взяти в роботу. Якщо виконавець вибирає «Відхилити», то для цього має бути поважна причина. Наприклад, завдання адресували неправильно і займатися ним має інший виконавець, виконавець хворий чи завдання вже неактуальне тощо. Будь-яке відхилення завдання виконавець має прокоментувати. Тоді керівник ухвалить рішення: скорегувати завдання чи залишити завдання і виконавця незмінними, чи анулювати завдання.

Якщо контролюєте виконання за допомогою щоденника, вимагайте від виконавців надсилати вам електронні листи, що підтверджують приймання чи відхилення завдання. Стежте за тим, щоб листи з підтвердженням вам надіслали за кожним завданням, яке ви поставили на контроль.

Приймайте від виконавців тільки інформативні звіти

Контролюйте, щоб звіт про виконання завдання містив інформацію про те, що конкретно зроблено. Не пропускайте відписок «Виконано», «Готово», «Зроблено» і поготів «ОК». Вимагайте від виконавців уточнень.

Якщо результатом роботи став документ, то виконавець має докласти його дані та скан-образ чи надати посилання на картку, якщо працює в СЕД.

Надіслали службову записку-запит до юридичного відділу. СЗ від 27.03.2020 № 234. Провели нараду з комерційним директором ТОВ «Енергетик». Протокол від 26.03.2020 № 12.

Виконавець має чітко описати, що саме зробив за завданням:

Обговорив зі Степаненком А. О. Пропоную до Положення про договірну роботу внести пункт про те, щоб запитувати від клієнтів лист про відсутність процедури банкрутства юридичної особи.

Тільки якщо отримали ґрунтовний звіт, позначайте завдання як виконане.

Ведіть статистику виконаних і невиконаних завдань

Не чекайте, поки шефу набридне, що його доручення не виконують. Підраховуйте кількість завдань: виконаних, виконаних із запізненням і прострочених. Така статистика може залишатися тільки у вас, але напевно керівника теж зацікавить. Аналітичну довідку про виконавську дисципліну подавайте керівникові щомісяця, щокварталу і щорічно.

Якщо контроль пов’язаний із системою мотивації працівників, то саме на підставі такої довідки розподілятимуть бонуси.

Зразок короткої річної довідки про виконання документів — у Додатку 3

Коротка річна довідка про виконання документів

Подавайте керівникові не тільки коротку аналітичну довідку про виконання документів, а й розгорнуту довідку з конкретною інформацією про невиконані доручення і прострочення: завдання за яким документом хто саме не виконав і з якої причини.

Додаток до розгорнутої річної довідки про виконавську дисципліну — у Додатку 4
Додаток до розгорнутої річної довідки про виконавську дисципліну

Регламентуйте контроль виконання

Регламентуйте контроль строків виконання документів і завдань у внутрішніх нормативних документах. Тоді працівники знатимуть напевно, що ви маєте право контролювати, як вони виконують доручення шефа.

Ваша роль і сам процес контролю мають бути закріплені в локальному нормативному акті підприємства — в Інструкції з діловодства. Від того, наскільки детально і повно опишете систему контролю, залежить організація цієї роботи та її результати, які позначаться і на всій діяльності підприємства.

(Рецензування Олександра Денисенка, члена Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України)